Préambule
Le partenariat avec des événements par et pour les membres du Centre de recherche en données massives de l’Université Laval (CRDM) s’appuie sur la mission de ce dernier, qui vise à soutenir la communauté de la recherche axée sur les données. Outre une contribution financière, le partenariat pourrait impliquer les ressources et l’expertise du personnel du Centre. Une panoplie d’initiatives pourraient faire l’objet d’une commandite, notamment :
- conférence, colloque, symposium ou séminaire en science des données et thématiques reliées;
- formation, école ou atelier qui vise l’atteinte des objectifs du Centre; ou
- compétition, activité de réseautage ou autre événement qui s’inscrit dans la mission du CRDM.
Par souci de transparence, d’équité et de cohérence, le CRDM a mis en place la présente Politique afin d’encadrer la procédure et les exigences relatives à l’attribution de commandites.
Budget
L’enveloppe budgétaire de partenariat est établie au début de chaque année financière. L’octroi et la gestion sont sous la responsabilité du comité de direction du Centre. Le montant, variant entre 250$ et 1 250$, est attribué par événement jusqu’à concurrence du budget annuel approuvé par le comité de direction.
| Provenance | Local/Provincial | National | International |
| N participants (réels) | |||
| 0-50 | 250$ | 500$ | 750$ |
| 51-150 | 500$ | 750$ | 1 000$ |
| 151+ | 750$ | 1 000$ | 1 250$ |
Procédure
Le processus de traitement des demandes de commandites comporte quatre étapes :
a. Envoi et réception de la demande
- L’organisme demandeur doit déposer une demande en ligne (lien ci-dessus);
- Les demandes doivent être déposées au moins 60 jours avant la tenue de l’événement;
- Les demandes par courriel ne sont pas prises en considération;
- Une demande de commandite déposée par plusieurs membres simultanément est considérée comme une seule et même demande;
- Tout renouvellement doit faire l’objet d’une nouvelle demande.
b. Analyse et approbation
- Le comité de direction du CRDM assure la saine gestion du budget alloué à l’octroi de commandites
- La suite favorable est octroyée selon les critères d’admissibilité établis par la présente Politique, en fonction de l’ordre chronologique de réception des demandes et le budget annuel alloué
- Le CRDM peut requérir des informations complémentaires jugées nécessaires pour prendre la décision adéquate : des répercussions sur le délai pourraient être engendrées
- Les demandes récurrentes visant le même évènement d’une année à l’autre pourraient être refusées
- La décision du CRDM est acheminée par courriel au demandeur dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date de réception de la demande. Certaines conditions et exceptions peuvent s’appliquer
c. Engagement
Si la réponse est positive, le demandeur s’engage à :
- respecter les plans de partenariat, de visibilité, de promotion et de gestion de la contribution financière convenus dans l’entente;
- dépenser les fonds versés dans l’année et l’événement pour lesquels ils sont attribués.
Tout changement ou modification apportée à l’entente doit être acheminé dans les plus brefs délais (par courriel à amna.abderrazak@ift.ulaval.ca) pour approbation.
Le demandeur doit obligatoirement transmettre les informations nécessaires à la promotion de l’évènement (liens web, visuel, etc) : le CRDM s’engage à faire le relais au sein de ses réseaux sociaux et infolettre.
d. Paiement et suivi
- S’il n’est pas rattaché à l’Université Laval, le demandeur s’engage à fournir une facture libellée au nom du : Centre de recherche en données massives, Pavillon Adrien-Pouliot (PLT-3947)1065, avenue de la Médecine, Québec (Québec) G1V 0A6.
- Les combinaisons comptables sont uniquement réservées au paiement à l’interne (quelques exceptions peuvent s’appliquer)
- Le CRDM procède au paiement au moment de la réception de la facture ou la combinaison comptable
Un bref rapport doit être envoyé après la tenue de l’évènement, selon le gabarit suivant :
- nom de l’événement;
- comité organisateur;
- location et horaire final (e.g., PDF du programme scientifique);
- nombre et provenance des participant.e.s;
- preuves (e.g. photographies) des activités prévues au plan de partenariat.